- Realistisch bleiben: Weil ein Meeting oder ein Gespräch nie so schnell erledigt sind, wie geplant, sollte man seinen Tag nicht "auf Kante" planen, sondern ein bisschen Puffer zwischen den Terminen lassen. Sonst ist man den ganzen Tag mit Verschieben beschäftigt.
- Zeit für Unvorgesehenes lassen: Wer seinen Tag komplett zutaktet, gerät ins Schleudern, wenn eine unvorhergesehene Aufgabe hereinflattert. Um sich flexibel zu halten, sollte der Tag auch freie Zeitfenster vorsehen, in die dann etwa neue Terminanfragen geschoben werden können.
- E-Mail- und Telefonblöcke schaffen: Auch Zeiten für E-Mails und Telefonate gehören auf die Agenda. Geschickt: Diese Aufgaben zu Blöcken zusammenzufassen. ZehnTelefonate hintereinander sind effektiver als zehn über den Tag verteilte Gespräche.
- Termine mit sich selbst machen: Für Arbeiten, die Konzentration ohne Störung erfordern, sollte man sich bewusst Auszeiten von den Mitarbeitern nehmen: AB an, Tür zu, Kollegen kommen später wieder. In den kommenden zwei Stunden geht es nur um Projekt xy.
- Pausen aktiv einplanen: Mehr als 60 bis 90 Minuten Konzentration am Stück für eine Aufgabe gehen nicht. Danach muss eine Pause her, sonst raucht der Kopf zu schnell.
- Unangenehmes gleich erledigen: Es hilft ja nichts, auch eklige Dinge müssen mal getan werden. Am besten also gleich morgens weg damit, dann hat man?s hinter sich. Der Rest des Tages kann dann nur besser werden.
- Für morgen planen - und dann frei: Damit einen nach Feierabend nicht noch die unerledigten Dinge des Tages piesacken, empfiehlt es sich, abends einen Strich drunter zu ziehen und die Agenda für den nächsten Tag aufzusetzen. Danach kann der Kopf besser Pause machen.
(07.05.2012) Quelle: Haufe Akademie