Der wichtigste Rat des Bildungsdienstleisters vorab: Einfach und klar Schreiben. Keep it simple.
- Waren Kurzformen wie I can’t oder we’ve früher in förmlichen Briefen tabu, sind sie heute voll okay. Solange es nicht ein ganz hyperoffizielles Schreiben ist.
- Wie in deutschsprachigen Briefen ist auch im Englischen die unpersönliche Anrede „Dear Sir or Madam“ unschön. Benutzt man nur, wenn sich gar kein direkter Ansprechpartner auftreiben lässt.
- Aktiv formulierte Sätze nach dem Muster „Subjekt, Verb, Objekt“ sind – in allen Sprachen – leichter zu verstehen als passive Konstruktionen: Statt „xy wurde von uns geliefert“ besser „wir lieferten“…
- Aktiv und persönlich formulieren mit I, we, you.
- Bandwurmfloskeln vermeiden: Statt „Please do not hesitate to contact me should you have any questions.“ besser ein schlichtes „Please feel free to contact me if you have any questions.“ Das ist einfacher und freundlicher.
- Fragewörter nach vorne, damit der Empfänger gleich weiß, worum es geht. Statt „With whom would you like to meet?“ besser „Who would you like to meet with?“
- Einfache Wörter benutzen. Man muss dem Empfänger nicht beweisen, dass man auch kompliziertes Vokabular draufhat. Statt „utilize“ tut’s auch ein einfaches „use“.
- Klar schreiben. Statt abstrakt „in dieser Angelegenheit“ oder „in dieser Sache“ zu umschreiben, diese gleich klar benennen.
- Kurz schreiben. Ist ein Wort fürs Verständnis überflüssig, einfach weglassen. So wird aus einem „I confirm herewith the receipt of…“ ein einfaches „Thank you for sending…“
Quelle:Carl Duisberg Centren