So sieht eine gute Abwesenheitsnotiz aus

Die Urlaubszeit steht vor der Tür – und mit ihr die Zeit der Abwesenheitsnotizen im Mailaccount. Wer in solchen Zeiten selbst schon mal die Stellung im Büro halten musste, weiß, wie viel wenig hilfreicher Mist dabei verzapft wird. Ein Beitrag in Impulse gibt Tipps für ein professionelles Auf Wiedersehen.

Der Beitrag führt fünf klassische Fehler an, die Mailaccount-Besitzer während der Urlaubszeit gerne machen, und zeigt, wie es besser geht.

So wird die Abwesenheitsnotiz perfekt:

> Genügend Infos liefern: Ab wann ist man wieder im Büro erreichbar, wer hilft in der Zwischenzeit weiter und wie kann man denjenigen kontaktieren.

> Knapp und verschwiegen: Heißt im Klartext, nur die nötigen Infos („Ich bin ab dem xx. wieder für Sie erreichbar“) und keine zuckersüßen Details über den anstehenden Mallorca-Urlaub oder die Reiterferien mit der Familie. Der Grund für die Abwesenheit geht niemanden etwas an.

> Profi bleiben: Ein lapidares „Ich bin dann mal weg und lese bis zum xx. meine E-Mails nicht mehr“ könnte vom Empfänger auch als kundenunfreundliches „Nach mir die Sintflut“ verstanden werden. Motto: Mir doch egal, was mit deiner Anfrage passiert. Ich lass es mir jetzt erstmal gut gehen. Besser: In der Abwesenheitsnotiz kurz erklären, wie es jetzt für den Kunden weitergeht – seine Email wird automatisch an Kollegen xy weitergeleitet oder seine Email wird nicht weitergeleitet, dafür steht Kollege xy unter folgenden Kontaktdaten parat.

> Empfängerneutral formulieren: Da man nicht weiß, wer einen alles so anschreibt – Kunden, Kollegen, Dritte, Chefs, Mitarbeiter – in der Anrede möglichst allgemein bleiben und das Gegenüber auch nicht duzen. Alternativ: Mehrere Abwesenheitsnotizen einrichten, eine offizielle für externe und eine etwas saloppere für interne Kontakte.

> Inklusive kompletter Email-Signatur: Auch die Abwesenheitsnachricht sollte mit allen eigenen Kontaktdaten versehen sein. Damit der Kunde sie gleich parat hat, wenn er einen nach der Rückkehr aus dem Urlaub wieder ansprechen möchte.

Quelle: Impulse

Pixabay

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