Bessere E-Mails schreiben

Jeder bekommt E-Mails. Jeden Tag, jede Menge. Und wer sich permanent durch hunderte von Nachrichten wühlen muss, kriegt schnell die Krise angesichts von kryptischen Betreffzeilen, überflüssigen Inhalten und Bandwurmtexten. Wie’s besser geht, zeigt ein Beitrag auf Spiegel Online.

Bild: ra2 studio/ fotolia

Das Magazin hat neun Ratschläge für eine stressfreiere E-Mail-Kommunikation zusammengestellt. Die gute Nachricht: Alles ist ganz einfach umzusetzen.

> Ein bisschen mehr Hirn in der Betreffzeile: Betreffzeilen kurz und prägnant halten, das Wichtigste nach vorne. Das automatische Antwort-Kürzel AW: oder RE: ist für die erste Antwort noch prima, bei jeder weitere Korrespondenz sollte ein neues Betreff her, weil sonst keiner mehr durchblickt. Ganz blöde: Bei einer AW: AW: AW: AW:-Nachricht plötzlich mittendrin das Thema ändern. Diese Info geht garantiert unter.

> Schlauer Aufbau: Auch wenn der Verfasser einer Email seine Gedanken oft erst beim Schreiben sortiert, sollte er dies dem Empfänger nicht zumuten. Vor dem Senden für einen logischen und stringenten Aufbau sorgen.

> Bei aller Kürze: Nett bleiben. Zugegeben, E-Mails sollten kurz sein und zügig auf den Punkt kommen. Trotzdem sorgen eine höfliche An- und Abmoderation für eine bessere Stimmung beim Adressaten.  

> Für Struktur sorgen: Längere E-Mails in Absätze unterteilen, damit das Lesen leichter fällt. Hilfreich: Unterstreichungen oder Fettungen bei wichtigen Infos. Davon allerdings nicht zu reichlich.

> Kurze Sätze: Schachtelsätze und verschwurbelte Formulierungen, die das Lesen anstrengend machen, sollte man sich in E-Mails verkneifen. Sie lassen sich schlecht am Bildschirm aufnehmen. Besser: Simple, kurze Hauptsätze.

> Verben statt Nomen: Auch wenn im Geschäftsleben gerne sehr substantivisch formuliert wird, werden Verben besser verstanden als alle Formulierungen mit -keit, -ung und -heit. Also weg damit. 

> Volle Adressangaben: Nichts ist ärgerlicher für den Empfänger einer E-Mail als fehlende Kontaktdaten des Verfassers. Deshalb gehört immer eine komplette Signatur ans Ende der E-Mail. Sie ist in Geschäfts-E-Mails ohnehin gesetzlich vorgeschrieben.

> Kein P.S.: Studien haben gezeigt, dass ein P.S.-Zusatz am Ende einer E-Mail nicht mehr wahrgenommen wird. Deshalb besser drauf verzichten.

Quelle: Spiegel Online
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