Der Beitrag führt fünf klassische Fehler an, die Mailaccount-Besitzer während der Urlaubszeit gerne machen, und zeigt, wie es besser geht.

So wird die Abwesenheitsnotiz perfekt:

> Genügend Infos liefern: Ab wann ist man wieder im Büro erreichbar, wer hilft in der Zwischenzeit weiter und wie kann man denjenigen kontaktieren.

> Knapp und verschwiegen: Heißt im Klartext, nur die nötigen Infos („Ich bin ab dem xx. wieder für Sie erreichbar“) und keine zuckersüßen Details über den anstehenden Mallorca-Urlaub oder die Reiterferien mit der Familie. Der Grund für die Abwesenheit geht niemanden etwas an.

> Profi bleiben: Ein lapidares „Ich bin dann mal weg und lese bis zum xx. meine E-Mails nicht mehr“ könnte vom Empfänger auch als kundenunfreundliches „Nach mir die Sintflut“ verstanden werden. Motto: Mir doch egal, was mit deiner Anfrage passiert. Ich lass es mir jetzt erstmal gut gehen. Besser: In der Abwesenheitsnotiz kurz erklären, wie es jetzt für den Kunden weitergeht – seine Email wird automatisch an Kollegen xy weitergeleitet oder seine Email wird nicht weitergeleitet, dafür steht Kollege xy unter folgenden Kontaktdaten parat.

> Empfängerneutral formulieren: Da man nicht weiß, wer einen alles so anschreibt – Kunden, Kollegen, Dritte, Chefs, Mitarbeiter – in der Anrede möglichst allgemein bleiben und das Gegenüber auch nicht duzen. Alternativ: Mehrere Abwesenheitsnotizen einrichten, eine offizielle für externe und eine etwas saloppere für interne Kontakte.

> Inklusive kompletter Email-Signatur: Auch die Abwesenheitsnachricht sollte mit allen eigenen Kontaktdaten versehen sein. Damit der Kunde sie gleich parat hat, wenn er einen nach der Rückkehr aus dem Urlaub wieder ansprechen möchte.

Quelle: Impulse